Тайм-менеджмент для HR-специалистов

3 сентября команда Hurma провела познавательный вебинар на тему «Тайм-менеджмент для HR». Как успевать работать, отдыхать, развиваться, проводить время с близкими, если в сутках всего 24 часа? Все это мы обсудили на нашем вебинаре.

Если вы его пропустили, предлагаем прочитать нашу статью, в которой объединили главные мысли вебинара:

• принципы тайм-менеджмента;
• методологии Agile, Scrum, Kanban;
• time management & work-life-balance;
• корпоративный тайм-менеджмент;
• как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте.

Что такое time-management: 3 причины зачем он нужен

Тайм-менеджмент – учет и распределение времени с целью повышения эффективности и продуктивности человека. Чем больше мы успеваем – тем больше мы продуктивны. Ключевая идея тайм-менеджмента заключается в том, что время – невозобновляемый и ценный ресурс, который нужно грамотно инвестировать. 

Неумение распоряжаться своим временем приводит к тому, что человек ничего не успевает, берет работу на дом и перерабатывает, что снижает его продуктивность. Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. 

3 причины, зачем нужно знать основы тайм-менеджмента:

1. Чтобы жить полноценной жизнью и соблюдать work-life-balance.

2. Чтобы научится правильно распределять приоритеты. По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

3. Чтобы правильно распределять рабочее время, отдых и повышать свою продуктивность.

Принципы тайм-менеджмента

Мы подготовили для вас несколько принципов, которые помогут научиться распоряжаться своим временем и эффективно его использовать. 

Привычка планировать

Планирование своего дня – это привычка, которую надо вырабатывать. Чтобы привычка укрепилась в жизни, требуется 21 день. Если вы хотите приучить себя к планированию, определите для этого оптимальное время и место. Например, вечером перед сном или утром за завтраком. 

Ставьте цели правильно

По статистике, поставленных целей достигают только 8% людей. Остальным 92% что-то мешает или же они неверно ставят цель. При постановке целей, важно понимать свои возможности и делать их достижимыми. 

«Стать самым главным в компании» – «получить повышение до главного менеджера\начальника отдела».

 «Повысить объем продаж» – «увеличить средний чек на 20%». 

Не отвлекайтесь 

По данным исследований, мы работаем продуктивно, только 2 часа и 23 минуты в день. Поэтому очень важно не потратить это время впустую, а выполнить как можно больше полезных задач. 

Отделяйте работу от отдыха и от другой работы

Организуйте тематические дни, это помогает лучше сконцентрироваться. Основатель «Twitter» Джек Дорси посвящает понедельник менеджменту, вторник – продуктам, дизайну, среду – маркетингу и коммуникациям, четверг – партнерствам и разработке, пятницу – компании и культуре. 

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Это определенные действия или качества человека, которые понижают его эффективность. 

• Неумение говорить нет

Если человек не умеет говорить нет, этим начинают пользоваться недобросовестные коллеги. В результате такой сотрудник выполняет много чужой работы и у него не хватает времени на свои задачи.

• Привычка откладывать дела

Когда мы откладываем дела, они накапливаются и потом приходится разгребать множество задач. Такой мультитаскинг негативно сказывается на состоянии и продуктивности человека. 

• Медлительность

Медлительные сотрудники тормозят не только свою работу, но и эффективность всей команды. 

• Излишняя общительность

В каждом коллективе есть сотрудник балагур, который любит поговорить, пошутить, рассказывает забавные истории и этим отвлекает других. 

Гибкие методологии тайм-менеджмента

Agile-подходы активно применяются не только в IT-сфере, но и в других индустриях, например, в командах рекрутеров, маркетологов, HR-ов. 

Agile

Помогает компаниям проектировать и создавать правильный продукт. Такой процесс управления очень полезен для IT-компаний. С его помощью можно анализировать и улучшать свой продукт на протяжении всего процесса разработки.

5 принципов Agile для HR:

1. Помогать сотрудникам быть вовлеченными, расти и чувствовать себя счастливым на рабочем месте.

2. Поощрять сотрудников, приветствовать изменения и адаптироваться к ним, когда это необходимо. 

3. Помогать строить и поддерживать взаимодействие команд, которые сотрудничают друг с другом. 

4. Стимулировать и поддерживать потенциал сотрудников. 

5. Содействовать личностному росту сотрудников и поощрять его, чтобы задействовать их сильные стороны и таланты. 

Scrum

Представляет собой «подход структуры», когда в каждом проекте есть команда из специалистов, владельца продукта и scrum-мастера. Чем Scrum полезен для HR?

1. Улучшает коммуникацию между сотрудниками команд

2. Создание дружной и эффективной команды специалистов

3. Наглядность эффективности выполнения сотрудниками задач

Время работы в scrum-подходе делится на равные временные отрезки – спринты. Длительность спринтов может составлять 1-2 недели, месяц, день. 

Состоит спринт из 4 этапов:

1. Планирование. Установка и определение приоритетов в бэклоге. 

2. Выполнение. Работа команды над выполнением задач.

3. Релиз. Сотрудники команды предоставляют результаты своей работы. 

4. Ретроспектива. Обсуждение проблем и результатов спринта для улучшения и оптимизации работы. 

Kanban

Визуальный подход к управлению проектами с помощью заметок на доске. В Kanban нет отдельных ролей, а этапы не зависят друг от друга. Задачи на доску можно добавлять в любое время и они могут оставаться аж до тех пор, пока команда не завершит их или не отменит.

Time management & work-life-balance

В период пандемии и карантина вопрос о соблюдении баланса между личной жизнью и работой стал еще более острым, поскольку эти границы стали размываться. 

В недавнем исследовании Oxford Academic смартфон был описан как «пустышка для взрослых», так как мы проводим в нем большую часть своего времени и даже дома не можем абстрагироваться от работы. 

Компания RescueTime в 2019 году проанализировала 185 млн рабочего времени, а результаты оказались не совсем утешительными:

• 21% рабочего времени тратится на развлечения, новости и социальные сети.
• 28% сотрудников начинают рабочий день до 8:00, а 5% – до 7:00.
• 26% работы люди выполняют в нерабочее время, 71% происходит до или после работы, а 29% – в выходные дни. 

Эти данные показывают, что у большого количества людей границы меду работой и домом размыты, а это ведет к следующим последствиям.

Страдают личные отношения

Журнал «Work and Family» обнаружил, что женщины, партнеры которых работают по 50 и более часов в неделю, испытывают большой стресс. Из-за этого у них страдает общее настроение и состояние. 

Работодателям же семейные конфликты обходятся в 24 миллиарда долларов в год. 

Эпидемия выгорания

40% людей используют компьютер в рабочих целях после 22:00. Это ухудшает качество сна и, как следствие, происходит снижение продуктивности, стресс и выгорание. 

Приемы и лайфхаки для тайм-менеджмента

Ранний подъем

Очень много успешных людей предпочитают вставать рано утром, чтобы чувствовать себя лучше и больше успевать. Ранний подъем поможет в спокойной обстановке собраться на работу, позавтракать и насладиться утром. 

Электронная почта

Большое количество неоткрытых входящих писем тормозит нашу работу. Чтобы этого избежать, следует избавиться от хаоса в электронном почтовом ящике. 

Планирование и подготовка к рабочему дню

Успешный рабочий день начинается еще с вечера, поэтому очень важно заранее понимать, чем вы будете заниматься, во сколько вам нужно проснуться и какие задачи выполнить в первую очередь. Ловите несколько правил по подготовке и планированию рабочего дня 🙂

Правило №1. Составляйте план на день с вечера

Накануне рабочего дня составьте план, где блоками опишите, что и в какой период времени вы будете делать. Например:

• 1 час – утренняя гигиена, завтрак, зарядка;
• 4 часа – работа;
• 1 час – обед;
• 4 часа – работа;
• 2 часа – прогулка, спорт, второй обед;
• 1 час – ужин;
• 2-3 часа – отдых;
• 6-8 часов – сон.

Составлять список можно в приложениях или же в блокноте.

Правило №2. Расставляйте приоритеты

Расставлять приоритеты по задачам можно с помощью матрицы Эйзенхауера. Она подразумевает деление дел на 4 категории:

• важные и срочные;
• срочные, но неважные;
• важные;
• неважные и несрочные.

Кроме того, она дает возможность понять какие дела вы можете делегировать, а какие вам нужно делать самостоятельно. 

Правило №3. Откажитесь от мультитаскинга

Мультитаскинг негативно влияет на продуктивность и эффективность работы сотрудника. Большое количество задач мешает концентрации, приводит к более частым ошибкам и эмоциональной нестабильности. 

Правило №4. Планируйте отдых

Как ни странно, но даже отдых стоит планировать, а не пускать на самотек. Очень важно четко понимать, что вы будете делать на выходных, в отпуске, после работы, во время обеденного перерыва. Это поможет вам хорошо отдохнуть и наполниться силами.

Правило №5. Делегируйте

Если у вас есть задачи, которые может сделать за вас другой сотрудник и это входит в его должностные обязанности – делегируйте их. Помните, что даже самый организованный человек не может справиться со всеми задачами один.

Правило №6. Заранее планируйте встречи и выбирайте для них время

При планировании встреч, важно придерживаться нескольких правил:

1. Заранее планируйте встречи и ставьте напоминание в календаре

2. Просчитывайте время на дорогу и подготовку к встрече, чтобы не опаздывать

3. Подводите итоги встречи в течение 24 часов после неё. 

4. Подбирайте для встречи оптимальное время.

Методы тайм-менеджмента

Метод стрелы

Суть метода в том, что день человека должен быть похожим на наконечник стрелы – много дел в начале и все меньше к концу. Таким образом, начинать неделю стоит с выполнения самых глобальных и важных дел, а остальные дни доделывать то, что осталось. 

Съешьте лягушку с утра

Метод заключается в том, чтобы сделать с утра дело, которое доставляет вам наименьшее удовольствие. Сделав неприятные задачи с утра, остальной день вы проведете выполняя то, что вам действительно нравится. 

Метод «Pomodoro»

Так его назвали в честь небольшого кухонного таймера, сделанного в виде помидора. Суть метода заключается в установке тайминга на выполнение определенной задачи. К примеру, вы можете завести таймер на 30 минут и в это время заниматься только работой, ни на что не отвлекаясь.

Высказывания и советы известных людей про тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент: как организовать своих сотрудников

Корпоративный тайм-менеджмент – важная составляющая успешности компании. От организованности сотрудников зависит их работа, результативность, что сказывается на бизнесе. 

Приемы корпоративного тайм-менеджмента помогут лучше организовать работу сотрудников и избежать лишних потерь времени.

1. Предоставляйте сотрудникам четкие цели и задачи

Они должны быть понятными, соизмеримыми и с временным ограничением. 

«Сделай эту задачу срочно»

Напиши статью за 2 дня

2. Научите сотрудников самостоятельно управлять своим временем

Задача работодателя – сделать из сотрудника не просто исполнителя, а самостоятельного специалиста, который может сам принимать решения. Проведите для сотрудников тренинг по тайм-менеджменту, предоставьте список литературы по этой теме, подскажите источники для ознакомления. 

3. Внесите тайм-менеджмент в корпоративные стандарты или устав компании

Подробно опишите отношение к опозданиям, методику планирования рабочего дня, оптимальное время для взаимодействия с коллегами и т.д. 

Но помните, что вам, как HR-менеджеру и вашему руководителю важно показывать сотрудникам правильный пример организованности и эффективности.

4. Go Digital: автоматизируйтесь, планируйте, успевайте

Подключите к работе какой-то task-менеджер или полноценную HRM-систему. Они дадут возможность планировать мероприятия, проводить опросы, следить за потраченным временем и его эффективностью. 

Must-have приложения и task-менеджеры для time management

Task-менеджеры дают возможность держать все рабочие процессы под контролем. Они помогают в систематизации процессов, планировании работы в календаре, диаграммах, отслеживании результатов и хранении информации. 

Очень популярны такие таск-менеджеры как Jira, Trello, RescueTime, Todoist, Bitrix24. Подробнее о таск-менеджерах вы можете почитать в нашей статье: «Как task-менеджеры помогают HR-специалистам». В ней мы подробно описали все преимущества этих программ и насколько они могут помочь. 

Как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте?

Task-менеджеры – отличный софт, но они все равно не могут автоматизировать всю рутину HR и рекрутеров. В этом может помочь полноценная HRM-система. В HRM-системе Hurma вы можете диджитализировать такие процессы: 

• ведение статистики и составление отчетов;
• ведение базы кандидатов и сотрудников;
• анализ эффективности каналов рекрутинга с помощью воронки;
• размещение вакансии на job-порталы;
• создание и напоминание сотрудникам о событиях в компании;
• создание и проведение опросов различной сложности;
• адаптация новичков, благодаря автоматическому созданию Welcome, Adaptation, Probation meetings. 

Резюмируем

• соблюдайте принципы тайм-менеджмента;
• избавьтесь от «пожирателей времени»;
• обратите внимание на методологии: Agile, Scrum, Kanban;
• соблюдайте work-life-balance;
• выберите подходящий для вас метод тайм-менеджмента;
• выделяйте для себя ценную информацию из книг или с опыта известных людей;
• внедряйте корпоративный тайм-менеджмент;
• диджитализируйтесь.

Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующие, следите за анонсами от Hurma 😉

И, традиционно, наш вебинар в записи:

• Hurma System
• Тайм-менеджмент